Да събудим екипа

Явор Янкулов, доктор по икономика,
Мениджър обучения, e-training.bg

“Дайте ми екип и аз ще преобърна света!” 

Това е нещо като мантра за съвременния мениджър. Ако нещо трябва да се промени – да поработим върху екипа. Ако нещо трябва да се поправи – да повикаме на помощ екипа. Ако нещо трябва да се постигне – отговорът отново е екипа. Със сигурност и вие се надявате, че екипът и екипният принцип на работа ще ви бъдат от полза и ще ви помогнат да успеете. Дали?

Повечето екипи спят, при това дълбок сън. Хората са постигнали някакво статукво, вътрешна организационна нирвана и изобщо не искат да се събуждат от нея. И изведнъж пристигате вие, новоназначен мениджър, кипящ от излишен трудов ентусиазъм и готов да направи маса поразии. Най-лошото вече започва – опитвате се да събудите хората. 

По дефиниция мениджмънтът е „постигане на резултати чрез други хора“. Следователно, вие сте обречени да работите с тях. Мой познат мениджър обича да казва: „Един ден ще уволня всички и ще си работя сам. Тогава ще постигна пълно щастие и хармония в екипа. Може даже да си направя тиймбилдинг.” Твърдението му не е лишено от рационалност. Но вие сте още в първите си 30 дни на новата мениджърска позиция и е твърде рано да уволнявате всички. Затова нека заедно да помислим за събуждането на екипа.

Какво е екипът?

"Група от поне двама души, имащи поне една обща цел, съгласни да работят заедно."

Това съвсем обикновено определение ни дава основните рамки на феномена екип. Да започнем от безспорното - екипът е група хора. Социалната психология твърди, че групата защитава членовете си от външна опасност. Точно така, вече се досетихте – вие сте външна опасност за групата! Затова не очаквайте вашите нови подчинени да скокнат при първия ви ентусиазиран повик и да изпълнят безпрекословно вашите нареждания. Напротив, те задължително ще ви тестват. Първо ще проверят вашата психическа, а защо не и физическа устойчивост на съпротива и стрес. И едва тогава ще ви признаят за мениджър на екипа. Затова от самото начало бъдете готови за сблъсък. По-добре излишна подозрителност, отколкото безпринципно доверие. Може и да нямате втори шанс. 

Групата формира стандарти, образци на поведение.

Започнете от там, запознайте се със стандартите, които вече съществуват в поверената ви група/екип. Както беше казано, светът не започва от вас и вашето назначение на шефска позиция. Приемете го. Ако бързо опознаете съществуващите групови стандарти и правила за поведение, това ще ви даде ценна информация как да управлявате групата за постигането на общи цели. А това вече е екип.

За групите също така е вярно, че те са "инструмент за удовлетворяване на лични потребности". Което трябва да ви подскаже, че групата не е прост сбор от отделни хора. Както и че не всички хора в групата са еднакви. Вие, разбира се, го знаете, но начинаещият мениджър често на практика го забравя. В един стар български филм имаше подобна реплика: „Аз, Павка, така го разбирам социализма – гледай ти да си добре! Ако всеки сам си построи собствения социализъм, няма начин да не стане оня, общия.” Гениално подсказване за това, как трябва да се управлява един екип – дайте на всеки възможност да построи „собствения си социализъм”.

Един съвет за начинаещия мениджър: За да манипулирате личните потребности на всеки член на екипа, възползвайте се от възможностите, които ви дава йерархията. Известно е, че когато Принца се оженил за Снежанка, седемте джуджета активно пречели на семейния и в частност на сексуалния им живот. Двамата млади постоянно се натъквали на някое от седемте дребни същества, които се опитвали да не изпуснат и миг от интимните им ласки. Принцът, като опитен мениджър с доразвити наследствени заложби за управление на екипи, умело се възползвал от силата на йерархията. Той показно раздал на джуджетата титли от „Първо” до „Седмо”, в намаляващ йерархичен порядък. Така всяко джудже започнало да се стреми да се изкачи по-нагоре в йерархията и да докладва „в интерес на работата” за поведението на висшестоящите джуджета. А Принцът, този талантлив мениджър, често внезапно и без някакъв ясен смисъл преподреждал йерархията на джуджетата.

Помислете върху горната идея. Вероятно в поверения ви екип има някаква „наследена” йерархия от предишния мениджър. Можете да се възползвате от нея. А може и да създадете нова. Или само да подскажете, че смятате да направите това. И не казвайте, че това е принципa „разделяй и владей” – важното е дали работи на практика.

По дефиниция "екипът се определя като относително постоянна група, съставена от регулярно (разбирай редовно) изпълнение на определен кръг задачи и предполагаща съчетаване на дейностите на членуващите в нея индивиди". Донякъде правилно, но донякъде погрешно се посочва, че основната характеристика на екипа е в това, че хората работят „заедно”. Често се дават за пример спортните екипи, които заедно се стремят към победата. Да, но те са задължени да играят заедно. Спортната среща има начало и край. Няма как вратарят например да играе по едно време, а защитата по друго. 

В действителност, хората могат да работят заедно без да са екип, а група. Същевременно, могат да не работят заедно, т.е. да не работят едновременно и да не са на едно място, но да са екип. Космонавтите работят в космоса, а Центърът за управление на полетите е на земята. При това докато космонавтите спят, центърът работи. Защо тогава са екип? Защото имат обща цел (задача), тя е добре известна на всички и всички са съгласни с нея. И защото усилията на едните не могат да доведат до резултат без усилията на другите. Това простичко казано се описва със сложната дума „синергия” – 2+2=5.

Затова помислете не дали вашите хора желаят и умеят да работят заедно, а дали имат общо разбиране по поставената задача. Както и дали при съвместната им работа се постига прословутия синергичен ефект, или общият резултат е само прост сбор от резултатите на отделните участници.

Ето и един съвет от практиката: Наблюдавайте членовете на вашия екип и следете тяхното поведение и начина, по който се изразяват. Забележете колко често използват изрази като: „нашият отдел, нашият магазин, нашият екип”, вместо „моят отдел, моят магазин, моите колеги” или дори „отделът; фирмата в която работя; колегите, с които работя”. Направете си съответните изводи. 

Най-важното за един екип е наличието на обща цел. Няма нищо по-обединяващо и по-мотивиращо за работата в екип от това. Но това не е всичко.

Още по-важно, обединяващо и мотивиращо е успешното постигане на целта. Това именно е вашата основна задача. Като нов мениджър, който работи с нов екип, нещата изобщо не изглеждат лесни. Вие вероятно сте излишно нахъсани и мотивирани за постигане на високи цели, а екипът, както вече стана дума – не. Бъдете реалисти. Още по-правилно – бъдете добри мениджъри. Забравете за мотивационните писания в които се казва, че „трябва да се целим в звездите, дори и да не можем да ги достигнем”. Може и да работи, но ако сте Малкия принц. А Вие сте обикновен нов мениджър. Затова бъдете реалисти!

В началото поставяйте на екипа сравнително лесни за постигане цели, при това в кратки срокове за реализация.

Акцентирайте върху успехите и ги отпразнувайте.

Опитвайте се голямата задача да я разделите на малки стъпки, като първите от тях да бъдат по-малки и кратки за изпълнение. Това създава в екипа усещане за движение, за постигане на резултати, за способност да се справи и с цялата задача.

Едва след като имате един добре сработен, мотивиран и предан на вас екип ще можете да „стреляте по звездите”. Иначе ще гръмнете два-три пъти във въздуха и край с мениджърската ви кариера. 

Екипът има хедонистична роля за всеки от неговите членове. Което ще рече, че хората изпитват удоволствие от общуването в екипа и постигането на общите цели. За целите се разбрахме, но за общуването не е ставало дума. Прословутият тиймбилдинг набляга предимно на това – удоволствието. Затова и хората често са толкова въодушевени, харесват го, участват със желание. Ако имате по-голям бюджет, защо не, направете един тиймбилдинг. И не забравяйте че целта е удоволствието, радостта от общото правене на забавни неща. Развитието на „ключовите компетенции”, „меките умения”, груповата динамика и разплитането на „комуникационните възли“ оставете за друг път. Вие сте мениджър, а не член на тайна секта или на Великата инквизиция. Оставете хората просто да се забавляват!

Можете, разбира се, заедно да пийнете по едно след работа и да си поговорите. Но като опитни мениджъри можете да се възползвате и от още нещо – общо участие при взимането на решения. Изключително деликатна тема, с която бъдете особено внимателни. Първо проучете каква е била досегашната практика при взимането на решения. Ако членовете на екипа не са били въвличани в този процес, започнете с малки стъпки, кратки консултации с отделни членове на екипа, благодарете им за съдействието, но подчертавайте, че решението ще бъде ваше. Много често начинаещите мениджъри са прочели в дебелите книжки да пише за ползата от „груповото взимане на решение”. Но недостатъците са не по-малко и са описани пак там. А и основният момент тук е каква е била досегашната практика. Ако предишният мениджър не се е допитвал до екипа, вашият „демократичен” подход може да бъде засечен с коментари от типа на „този не може сам да реши”. От друга страна, ако членовете на екипа имат опит и са свикнали да участват в процеса на изработване на решения, възползвайте се от това. Заедно поставете началните цели – това мотивира, сплотява и има прословутия хедонистичен ефект. Иначе казано – кефим се. 

И не забравяйте най-важното, което трябва да си повтаряте непрекъснато:

Ако постигнете добри резултати – заслугата е на екипа.

Ако нямате добри резултати – отговорността е ваша.

Като мениджър на екип трябва ясно да декларирате тази своя позиция при всяка практическа възможност. А такива, особено от втория тип, ще има много. Това ще бъде и първия изпит, който вие ще положите пред екипа. Ако ви скъсат на него – няма поправка.