Шест най-разпространени грешки при вземане на решение
Явор Янкулов, доктор по икономика,
Мениджър обучения, e-training.bg
Вземането на решение е основна част от мениджърската дейност. На всеки от нас се е налагало да взема решение и съответно всеки от нас е допускал грешки. Съществуват множество причини, поради които мениджърите ежедневно вземат решения, за които в последствие съжаляват. Но шест от тях са най-разпространените. Сигурни сме, че ви е любопитно кои са те.
Но да не бързаме прекалено. Всеки от нас ежедневно взема множество решения. Но колко от тях можем да определим като мениджърски? И кое точно ги прави такива? Нека уточним две водещи особености на мениджърското решение.
Първо, такова решение задължително засяга и други хора, често много други хора. А това увеличава отговорността и от там нивото на стресовия фактор за този, който го взема.
Второ, мениджърското решение винаги се подлага на оценка. Често още в процеса на вземане, почти винаги в процеса на изпълнение и задължително след това. Оценяващи може да са по-висши мениджъри, колеги и партньори, клиенти, подчинени, задължително самите вземащи решението. И (почти) винаги се оказва, че е можело и по-добре.
Сега решавате дали да продължите да четете. Правилно, добро решение! След малко следва интересната част. Подкрепена с практически съвети.
Грешка първа: Отлагане на решението
Вземайки решение човек се ограничава. До преди малко пред него е имало няколко възможности. Сега остава само една. Кофти. В желанието си да избягат от това ограничение много мениджъри предпочитат да отлагат това колкото е възможно по-дълго.
Освен това, вземете ли едно решение, вече носите отговорност за него. Ами ако е погрешно? Не е ли по-добре да се намали риска за грешка?
Често решението се отлага и с надеждата “може всичко да се оправи само”. Затова желаем да изчакаме още малко, и още малко...
Ами ако вземем “частично” решение? Така де – половинчато решение води до половин грешка. Можем ли да намерим нещо временно, което после да отменим, когато намерим най-после вярното решение?
Твърде много от топ-мениджърите до такава степен се боят да не вземат неправилно решение, че изучават и анализират проблемите прекалено дълго, а понякога направо се оплитат в анализи. А това за компаниите често е много по-лошо, отколкото едно неправилно решение. Като правило, 8 от 10 мениджърски решения се оказват правилни, а още едно от останалите може да се определи като „не лошо“.
Как да се предпазим от грешка №1?
Лоши решения не съществуват! Не вярвате? Нека да разсъждаваме логично:
Вероятно ще се съгласите, че винаги може да се намери и по-добро мениджърско решение. Но на практика никога не е възможно да разполагаме с цялата информация и да предвидим всички възможности. Ето защо, в мениджмънта се отрича съществуването на най-добро решение. Такова просто няма.
По горната логика, няма и най-лошо решение. В това вероятно ще се съгласите по-лесно. Все някой е по-способен от вас в това, да намери още по-идиотско решение. Следователно, щом няма най-лошо и най-добро, то няма добро и лошо решение. Quod erat demonstrandum (което трябваше да бъде доказано).
Извод: Лоши решения не съществуват!
Практически съвет: Вземете какво да е решение! Впрочем, ако вашият шеф не разбере горната логика, моля, не ни обвинявайте. Вероятно не е бил на този час по латински.
Грешка втора: Твърде прибързано вземане на решение.
Истината е някъде там, както се твърдеше в един популярен сериал. Ако се стараете да избегнете първата грешка, като действате динамично и организирано, вече сте на път да извършите втората по значение грешка – прибързано решение. В редки случаи това може да се дължи на вашата гениалност. Но в повечето случаи ще предизвика редица съмнения. Вероятно всички останали ще се запитат: “Как реши толкова бързо? Айде бе, ние защо не можем така?” И ще подложат вашето решение на неизбежния критически анализ. Кодовата дума е “критически”. А щом внимателно се вторачат в нещо, няма начин да не му намерят кусурите.
Практически съвет: Не прибързвайте! Дори когато сте убедени в своята правота и талант – изчакайте. Придайте си умислен вид, правете се, че анализирате внимателно множество възможности и едва тогава внимателно пристъпете към тази отговорна мениджърска дейност. Така де, ако беше толкова лесно, защо на мениджърите им плащат такива големи заплати?
Шегата настрана – често всички ние сме готови да прибързаме при вземането на решение с нагласата, че по този начин ще вземем превес над заплахата и ще овладеем ситуацията. Тази “психологическа” заблуда е в основата на човешкото поведение. А и мениджърите сме хора, нали?
Грешка трета: Усет и чувства.
Може би дори е по-правилно да кажем “предчувствие и чувства”, но ако четете на глас рискувате да се окапете със слюнка. А ние не бихме искали да навредим на мениджърската ви репутация.
Безспорно, интуицията играе важна роля при вземането на решения. Даже има такава класификация в мениджърската теория – интуитивни решения, основани на съждение, аналитични (професионални). Е, защо пък интуитивното решение да не е професионално? Ами защото така изглежда отстрани. А както вече знаем – мениджърското решение внимателно се оценява от много други хора. Не е сериозно, ако работите например в София, да вземате решение по метода “Едно към Витоша” – поглеждате през прозореца към Витоша (или към отсрещния офис, ако нямате гледка) и... готово.
Всеки от вас ще потвърди, че е вземал успешни решения в резултат на нещо “свише”. А когато решението доведе до добри резултати – винаги можете да се оправдаете с много аналитична работа, безсънни часове и нощи и да обясните всичко с 99% труд и 1% талант.
Но за всеки случай, ако често вземате решения по този способ, не забравяйте да следите старателно обявите за работа. В днешно време мениджъри се търсят. И никога не ги питат как вземат решения.
Грешка четири: Не отделяте главното от второстепенното.
Технически погледнато, най-важният етап в процеса на вземане на управленско решение е формулирането на ограниченията и критериите, въз основа на които да вземете решението. Звучи ви прекалено сложно? Нека да разгледаме един пример:
Султанът си избирал жена. Искал тя да бъде умна, честна и милосърдна. Това били критериите, по които да се направи избора. Но “три в едно” в онези времена не било познато, затова комисията по избора успяла да намери една най-умна, една най-честна и една най-милосърдна. Султанът се затруднил, затова си наел консултант по мениджмънт. Консултантът го посъветвал да се фокусира върху ограниченията. Султанът премахнал моногамията и си взел три жени – една умна, една честна и една милосърдна. И още нещо за ограниченията – и трите били “добре сложени”.
Ето защо е толкова важно да умеете да отделяте главното от второстепенното. Именно за това ни служат ограниченията и критериите. Ако правилно ги подберете, всеки друг би могъл въз основа на тях да участва в процеса на изготвяне на възможно решение. Това е мениджърска дейност в чист вид. Останалото е работа на “комисията по подбора”.
Грешка пет: Изразходвате твърде много енергия.
Няма нищо лошо в това да сте енергични. В днешно време се цени. Но внимание - ако сте подчинени, а не мениджъри! Прекалената енергичност често е недостатък при вземането на управленско решение. На какво се дължи това? Да приемем, че сте близо до вземането на конкретно решение. Анализирали сте множество ситуации, събрали сте необходимата информация, оценили сте възможните рискове. Но ви се струва, че може и по-добре. Ако сте мързеливи, т.е. ако сте добри мениджъри, ще спрете до тук. Но много вероятно е да продължите да анализирате проблема и да допуснете Грешка №1. (Тук е моментът да направите справка, ако вече сте я забравили.) Или просто да продължите енергично да анализирате, като похарчите още не малко от парите на вашия работодател за допълнителни проучвания и анализи. Никой не обича излишните разходи. Затова спрете до тук и действайте. И помнете – няма най-добро решение. Не се надявайте да го намерите. Задоволете се с това, което можем да наречем “удовлетворително решение”.
А ето го и съветът на султана по този въпрос:
Извикал султанът евнуха и му казал: “Доведи ми любимата ми жена”. Евнухът се затичал да изпълни нареждането. След малко султанът я отпратил, извикал евнуха и му наредил да доведе втората в класацията. Историята се повторила. А после дошло ред на третата, четвъртата, петата... Евнухът капнал от умора, а на султанът нищо му няма. “Господарю мой, каква е тайната на вашите умения?” – попитал евнухът. А султанът му казал: “Уморява не любимата работа, а безцелното тичане по коридорите!”
Грешка шест: Решавате само най-лесните задачи.
Това поведение е широко разпространено. Заемаме се само с такива задачи, с които знаем, че ще се справим лесно, а вероятността за провал е минимална. Надяваме се някой друг да се заеме с трудните задачи или поне част от тях да отпаднат или да се разрешат сами. Уви, рядко се сбъдва.
А когато все пак стане невъзможно да ги отлагаме, вече и времето не ни стига. В ръководствата по управление на времето е казано: Заемайте са най-напред с най-трудните задачи. Сигурно има логика. Но вероятно има и друг начин.
План 1: Просто не бързайте да решавате леките задачи. Оставете ги и тях нерешени. Така в общата суматоха може да не се разбере кои са били наистина важните проблеми. Или поне така съветват експертите по кризисен PR.
Ако това не помогне, задействайте План 2:
Хванете се първи да решавате маловажните задачи и оставете важните и трудни на вашите колеги. Така де – вие вече сте заети.
За всеки случай, пригответе си и План 3:
Всеки мениджър го знае, но умните наистина го правят: Делегирайте. Когато стане напечено, делегирайте най-трудните задачи на вашите подчинени. Ако те се справят – заслугата ще е ваша. Вие наистина сте добър мениджър. Ако се провалят – какво пък, и вие щяхте да го направите. Така поне не сте самотни в провала.
А какво е казал султанът по този въпрос? Ами нищо не е казал. Делегирал е това на Великия везир, който се провалил и сега е на семинар за мениджъри в пустинята.
А султанът кара евнуха да изразходва още енергия.
