Управление на проекти - начална идея

Явор Янкулов, доктор по икономика,
Мениджър обучения, e-training.bg

Всеки мениджър в своята практика се сблъсква с проблема за управлението на проекти - въвеждане на нов продукт на пазара, развитие на самостоятелна бизнес единица, вътрешни организационни проекти и пр. Като мениджъри на даден проект често носите отговорност за неговия успех, но както е добре известно, ако нещо може да се обърка, то винаги се обърква.

Как да намалим възможните загуби?

(Прочетете текста, а след това отговорете на приложения Тест)

Бизнес план:

Убедете се, че имате такъв, при това реалистичен, осигурен с ресурси и подкрепен от ръководството. Бизнес планът е обосноваването на проекта. Той трябва да показва възможните ползи и изгоди. Проектът ни движи от едно състояние в друго, а бизнес планът обяснява защо това е нужно.

Критически фактори за успеха:

Определете кои са те. Направете го заедно с партньорите по проекта. Убедете се че тези критични фактори са измерими и ги използвайте в края за определяне (измерване) успеха на проекта.

Планиране:

Планът изисква детайлизация. Всеки участващ в проекта трябва да знае какво трябва да прави, с кого, как, колко дълго, с какви ресурси, на кого е подчинен, пред кого отговаря и пр.

Добрият план съдържа и има за цел:

• Подробно описани контролни етапи и краен резултат от проекта;
• Утвърдено и реалистично разписание;
• Точна оценка на стойността (във всеки един момент);
• Необходимите ресурси;
• Работи като система за ранно предупреждение, предупреждавайки навреме за всяка заплаха;
• Информира и мотивира членовете на екипа;
• Концентрира усилията на целия екип в една цел - изпълнението на проекта.

Важно: Планът съдържа в себе си и необходимия резерв от време, ресурси и др., за да гарантира изпълнението на проекта при неблагоприятно развитие.

Мотивация на екипа:

Често се пренебрегва, но проектът е възможен само със съвместните усилия на много хора. Необходима е предварителна мотивация преди началото на проекта, като всеки от участниците трябва да е информиран какво може да спечели от проекта (пари, опит, кариера и др.), както и какво може да загуби (време, нерви, усилия и др.). Важно е да се знае колко време ще продължи проекта и каква е неговата цел (измерима). Да се работи за "все повече лоялни клиенти" не е особено мотивиращо. По време на проекта правете чести "контролни" срещи, не само с цел отчет, но и с цел мотивация. Хората трябва да се чувстват част от проекта, да виждат как той се развива - информирайте ги за всичко (или почти всичко). Не отлагайте лошите новини - така те стават още по-лоши. И не забравяйте за похвалите.

Умение да се казва НЕ:

Може да звучи елементарно, но много проекти са се провалили именно поради неумението на хора от екипа да казват "не". Не обещавайте това, което може да не изпълните. Ако нямате достатъчно ресурс (или не сте проверили колко ви е необходим), не се ангажирайте с дадена част от проекта. Основният проблем е, че сме свикнали да казваме "не мога, защото..." едва когато срокът е изтекъл. Оправдания не се приемат. "Не" се казва преди да се поеме отговорността за дадена задача, а не се обяснява защо не е било възможно да се изпълни.

Практически съвет: Допълнителен ресурс (време, пари, хора и пр.) може да се иска и обосновава в първата 1/3 от времето, отделено на дадена задача. След този срок мениджърът на задачата носи пълната отговорност за нейното изпълнение с наличните ресурси.

Избягване разрастването на проекта:

Това е основната причина за излизане извън границите на бюджета и изпускането на крайния срок. Не се съмнявайте, че поръчващият проекта ще иска включването в него на още много нови неща, при това в уговорените срокове и без отпускане на нови ресурси. В самото начало се убедете, че правилно сте разбрали целта, изискванията и дори очакванията на поръчващия проекта. Записвайте! Не започвайте работа преди писменият вариант да е приет и одобрен от поръчващия.

Управление на риска:

В началото често го забравяме. Към основния план приложете и списък на заплахите - кои са, кога и от какво могат да възникнат и пр. Предварително разработете мерки на реакция, при възникване на неблагоприятно събитие. Разработете задължително и план с бюджет за възможно най-лошия вариант на развитие на проекта като цяло. Допълнително "утежнете" най-лошия вариант с още 20%.

Приключване на проекта:

Всеки неприключен проект продължава да черпи ресурси. В интерес на поръчващия е проектът да остане открит, за да изисква доработка, усъвършенстване и пр. Не го допускайте. Ако определените в проекта критически фактори (цели) са постигнати - закривайте. Изисквайте обратна информация от поръчителя на проекта както при неговото предаване, така и в последствие. Тя е безценна за следващите проекти.

Използването на горните прости стъпки няма да ни направи велики, но това е опитът на стотици мениджъри на проекти преди нас - нека не го подценяваме.

Контролен тест за проверка здравето на проекта:

• Абсолютно несъгласен - (-4)
• Несъгласен - (-2)
• Неутрално – 0
• Съгласен – 2
• Изцяло съгласен – 4