Преговаряйте със шефа

Явор Янкулов, доктор по икономика,
Мениджър обучения, e-training.bg

От теорията на мениджмънта е известно, че добрият стил на управление зависи основно от три неща: характерът на ситуацията, нивото на зрялост на екипа и компетентността на мениджъра. И никъде не се споменава за очакванията на шефа. А практиката на мениджмънта показва точно това. Как ще бъде оценен вашият стил на управление в най-голяма степен зависи от постигнатите резултати и от личната преценка на шефа. И макар резултатите да са конкретни събития и факти, то те също ще да бъдат оценени и дори манипулирани, познайте от кого – правилно, пак от шефа.

Вие сте мениджър. Работите здраво, не жалите сили, не пестите похвалите си към екипа и упорито се стремите да постигнете важните цели, които организацията е поставила пред вас. От кого и от какво зависи вашия успех? От вашите собствени усилия? Отчасти е вярно, но като цяло по-скоро е погрешно – мениджмънтът е постигане на резултати чрез други хора.

Екипът, който управлявате, сам по себе си безспорно е важен, но в повечето случаи по-важни са резултатите, които той постига. Или още по-директно казано, по-важно е не какви резултати са постигнати, а дали са признати от висшия мениджмънт. Нещо като в следната история:

Отделите „Продажби” и „Маркетинг” в една търговска фирма, нетипично за повечето такива, изобщо не се понасяли. Те решили да премерят сили на футболното поле. Продажбите разбили маркетинга, но маркетингът пуснал следното съобщение: „Във вчерашния турнир по футбол отборът на отдел „Маркетинг” се класира втори, а отборът на отдел  „Продажби” – предпоследен.”

Вашият шеф е нещо като отдел „Маркетинг”. Най-важният човек, от когото зависи как ще бъдат представени резултатите ви – като успехи, провали, или нещо средно между двете. Бъдете сигурни, че той може и знае как да направи това. Или поне не правете грешката да го тествате на практика. Много по-добре е да използвате някои от идеите, изложени в следващите редове.

Планирайте 5 разговора със шефа.

От диалога, който ще изградите в отношенията си с вашия началник, до голяма степен зависи каква оценка ще получите като мениджър. Не е необходимо да му се подмазвате, а още по-малко да го харесвате. Просто проведете няколко важни за вас разговори. И все пак имайте предвид следния факт: Много хора не харесват своя шеф, но средно след 6 месеца започват да се държат точно като него.  

1. Разговор със шефа за диагностика на ситуацията

Редно е да започнете именно с него. Тук целта ви е да разберете как именно вашият шеф вижда ситуацията, а не да защитите своята гледна точка. Старата шега, че шефът винаги има право, тук е напълно вярна. Не се опитвайте да блеснете с аналитични способности или да го изненадате с някоя гениална идея, която може от раз да промени всичко. Най-много да промените местоработата си.

Напълно сериозно, внимателно и съсредоточено се опитайте да разберете каква е ситуацията според вашия мениджър. Няма никакво значение дали той е прав (но за ваше успокоение, най-често наистина е така). Важно е да определите точно и коректно неговата позиция, защото верността и приложимостта на бъдещите ви мениджърски решения до голяма степен зависят именно от това.

Внимателно подберете въпросите, които ще зададете. Опитайте се да получите възможно по-пълна картина. Ако е необходимо, може да проведете и нов разговор на тази тема, след като самият вие навлезете в нещата. Но не отлагайте прекалено дълго – максимум 1 седмица. Както вече стана дума, от вас се очакват незабавни резултати и бързи голове.

Нормалното човешко поведение в подобна ситуация е нещата да се описват в малко по-черни краски и да се акцентира на проблемите. Внимателно водете разговора в тази посока и насърчавайте шефа си да ви запознава с трудностите и проблемите. Сега още сте малки, но като пораснете до точка три от списъка, ще разберете колко е важно това.

2. Преговори за очакванията

Разберете какви са очакванията към вас - какви цели трябва да постигнете и какви проблеми да разрешите. Преговаряйте! Сега е момента да го направите. Не се оставяйте да ви натоварят с неоправдано високи очаквания. Бъдете реалисти и внимателно договорете необходимите параметри. Тук заглавието е напълно вярно – преговорите със шефа са не просто възможни, те са задължителни. Не става въпрос за бягство от отговорност или преговори за по-ниски цели. В повечето случаи никой няма да ви позволи това. Но договарянето на реалистични очаквания е важна стъпка към успеха на всеки начинаещ мениджър. След постигната договорка относно очакванията ви очакват следващите тежки преговори.

Отделете достатъчно време и внимание, за да уточните и разберете какви очаквания има шефа персонално към вас, вашето поведение като мениджър и стила ви на управление.

3. Преговори за ресурсите

Предполагам, веднага се сещате за народните мъдрости от типа: „С трици маймуни не се ловят” и „Бизнес се прави со паре и со…”. Макроикономистите са го казали много по-засукано и неразбрано, като непрекъснато говорят за „оскъдността на ресурсите”. Във всички случаи става дума за това, как от вас се очаква да направите чудеса от храброст с възможно по-малко средства. А най-добре изобщо без пари. Тук ви чакат много тежки и продължителни преговори. Можете и трябва да ги обвържете с преговорите от точка втора – очакванията. Това ще ви помогне да намерите баланса, който търсите. Или поне да извоювате още малко ресурси. Не бъдете колебливи – връщайте се и към разговора за диагностиката на ситуацията (точка първа). Ако сте подходили правилно, при този разговор шефът е описал пред вас ситуацията като „трудна, но носеща предизвикателства”. Не се колебайте да му цитирате всички трудности и проблеми, които той с лека ръка е описал пред вас в първия разговор. Вие знаете и можете да се справите с тях, но ви трябва едно – достатъчно ресурси.

Не забравяйте, че ресурсите не са само пари. Един от най-дефицитните ресурси в практиката на мениджмънта е времето. Преговаряйте за него още по-упорито, отколкото за финансите. Не забравяйте, че ако парите започнат да привършват, винаги могат да се вземат „назаем”, но с времето не е така.

4. Разговор за отношенията

Това най-често не е еднократен самостоятелен разговор. Повечето информация, за  която ще стане дума по-долу, ще съберете постепенно, при това не само от шефа, но и от колеги, подчинени, секретарката на шефа и т.н. Въпреки това, ще ви бъде само от полза, ако успеете да проведете един такъв подробен разговор и директно с вашия шеф.

На първо място, това е разговор относно стила на комуникация, който той ще желае да поддържате при взаимоотношенията с него. Много млади мениджъри допускат, че това ще им стане ясно, когато му дойде времето. Напълно погрешно предполагат, че шефът им ще има грижата да ги информира за това, как точно предпочита да получава обратна връзка и кой е любимия му начин за провеждане на отчетни срещи. Питайте и уточнете всички възможни детайли, за които се сещате. Малко са нещата, които са по-неприятни от това, да играете със шефа си на „развален телефон”.

Разберете дали предпочита разговорите лице в лице, или е достатъчно да се чуете по телефона. Колко често и как предпочита да са формулирани седмичните доклади и дори обикновените работни мейли. За кои решения държи да бъде информиран предварително и за кои ще имате правомощията да решавате сами. И всичко друго, за което се сетите.

5. Разговор за личностното ви развитие

Вероятно сега ви изглежда малко нахално или дори претенциозно да повдигате този въпрос. В крайна сметка, вие току що сте заели тази мениджърска позиция – има време преди да ви повишат на следващата. Тук не става въпрос точно за това. Или поне не само за това. Уточнете „силните страни”, които шефът очаква от вас да проявите. Поговорете за „областите на подобрение”, или иначе казано, за нещата в които не се чувствате достатъчно уверени. Може ли той да ви помогне и още по-важно, готов ли е да го направи. Спокойно го попитайте за хората, на които можете и трябва по негово мнение да се доверите. Очаквайте да ви подскаже и кои са „в другия отбор”.

Май кавичките в този абзац започнаха да стават много, но вероятно точно такъв ще бъде и съответния разговор – с повечко кавички, с много индиректни послания, с някои не съвсем открито споделени мисли. Четете, или по-скоро слушайте между редовете. Бъдете внимателни и се опитайте да разберете личната позиция на шефа.

Този последен разговор на практика ще довърши първия – за диагностиката на ситуацията. Така цикълът ще бъде затворен.

И тъй като основната идея, заложена още в заглавието, е „преговори”, за финал да подскажа една идея и в тази посока:

Бъдете нахални и искайте възможно повече.

Повечето шефове преговарят по най-стария и изпитан начин – тръгват от висока цена и желаят да получат отстъпки. Затова не се колебайте да искате много повече, за да получите това, което ви трябва. Но непрекъснато правете тъжната физиономия на загубилия в преговорите – шефовете обикновено обичат това. В крайна сметка, точно така и ще стане. Но не губете кураж – когато станете големи началници, по-често ще печелите вие. Такъв е животът.